マンション管理のお役に立つ情報を提供します
マンションの管理組合の場合、法的には権利能力なき社団といわれています。
法人として、身近かな存在として株式会社がありますが、マンションの管理組合も区分所有法第４７条以下
http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S37/S37HO069.html#1000000000001000000006
000000000000000000000000000000000000000000000000000000000
によって法人化することが可能です。○○マンション管理組合法人又は○○マンション団地管理組合法人と呼ばれます。登記することが必要です。
１年前ですが、大阪法務局管轄（大阪市内）の管理組合法人について調査したことがありました。北区（５）、淀川区（１４）、東淀川区（２）、都島区（２）旭区（２)、城東区（２）、東成区（１）、鶴見区（３）中央区（９）、天王寺区（２）、生野区（１）、阿倍野区（２）
西区（２）、大正区（２）、福島区（３）、此花区（２）西淀川区（１）、住之江区（１）、住吉区（１）合計５７でした。（法人数です。）
法人化のメリット・デメリットとも登記に由来すると思います。
登記することで、法務局で履歴事項証明書（登記簿）・法人印鑑証明書が取得でき契約関係にある相手方に容易に法人の存在・代表者の資格を証明することができます。半面、有効な証明書として、特に代表者の変更の都度、登記をしなければなりません。
法人格を取得することで、権利の主体として不動産登記の名義人になれます。
あるマンション管理組合では、集会室がなかったので法人格を取得し、競売物件を購入し集会室として使用しているケースがあります。
http://www.kyoto-np.co.jp/kp/journalist/report/manshon.html
（注意）管理組合法人になるためには、区分所有者の数が30人以上であることが要件とされていましたが、建物の区分所有等に関する法律の一部改正（平成15年６月１日施行）により、この要件が削除されたので、区分所有者の数が30人未満の管理組合でも管理組合法人になることができるようになりました。
法人化への実際
管理組合では、法人化への移行について目的をはっきりさせ、以下の議案につき集会で住民の合意を得ることが必要です。
第１号議案 ： ○○マンション管理組合法人設立に関する件
第２号議案 ： ○○マンション管理組合規約改正に関する件
名称を管理組合法人と改め、設立後の代表者変更登記の手続きを考え、規約で任期についての工夫が必要です。また、管理者に関する規定(区分所有法第１章第４節)が適用されなくなります。
第３号議案 ： 管理組合法人の理事及び監事の選任に関する件
居住者の意識の高揚を誘引し、管理組合の最大の弱点である組合運営の継続性を維持向上させるための法人化を思慮する管理組合が増えつつあります。
法人として、身近かな存在として株式会社がありますが、マンションの管理組合も区分所有法第４７条以下
http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S37/S37HO069.html#1000000000001000000006
000000000000000000000000000000000000000000000000000000000
によって法人化することが可能です。○○マンション管理組合法人又は○○マンション団地管理組合法人と呼ばれます。登記することが必要です。
１年前ですが、大阪法務局管轄（大阪市内）の管理組合法人について調査したことがありました。北区（５）、淀川区（１４）、東淀川区（２）、都島区（２）旭区（２)、城東区（２）、東成区（１）、鶴見区（３）中央区（９）、天王寺区（２）、生野区（１）、阿倍野区（２）
西区（２）、大正区（２）、福島区（３）、此花区（２）西淀川区（１）、住之江区（１）、住吉区（１）合計５７でした。（法人数です。）
法人化のメリット・デメリットとも登記に由来すると思います。
登記することで、法務局で履歴事項証明書（登記簿）・法人印鑑証明書が取得でき契約関係にある相手方に容易に法人の存在・代表者の資格を証明することができます。半面、有効な証明書として、特に代表者の変更の都度、登記をしなければなりません。
法人格を取得することで、権利の主体として不動産登記の名義人になれます。
あるマンション管理組合では、集会室がなかったので法人格を取得し、競売物件を購入し集会室として使用しているケースがあります。
http://www.kyoto-np.co.jp/kp/journalist/report/manshon.html
（注意）管理組合法人になるためには、区分所有者の数が30人以上であることが要件とされていましたが、建物の区分所有等に関する法律の一部改正（平成15年６月１日施行）により、この要件が削除されたので、区分所有者の数が30人未満の管理組合でも管理組合法人になることができるようになりました。
法人化への実際
管理組合では、法人化への移行について目的をはっきりさせ、以下の議案につき集会で住民の合意を得ることが必要です。
第１号議案 ： ○○マンション管理組合法人設立に関する件
第２号議案 ： ○○マンション管理組合規約改正に関する件
名称を管理組合法人と改め、設立後の代表者変更登記の手続きを考え、規約で任期についての工夫が必要です。また、管理者に関する規定(区分所有法第１章第４節)が適用されなくなります。
第３号議案 ： 管理組合法人の理事及び監事の選任に関する件
居住者の意識の高揚を誘引し、管理組合の最大の弱点である組合運営の継続性を維持向上させるための法人化を思慮する管理組合が増えつつあります。
平成１８年度に大阪府下で発生した「侵入窃盗」は、９２００件に上っています。
このうち約６割が共同住宅で占められ、更にそのうち６割を住民間の交流が希薄になりがちな賃貸住宅が占めています。
侵入の手口は、ピッキング、サムターン回し、こじ開けなど様々ですが、最も多い手口の１つに「ガラス破り」があげられます。
既存のマンションで、通路側の窓やベランダなどに防犯性能の高い「防犯ガラス」が使用されている事はほとんどなく、またガラスの種類による強度に対する住民の誤解も見受けられます。
先日、私の住まいの近隣にあるマンションが被害にあわれましたが、手口は共用廊下に面した風呂場の窓を破っての侵入でした。
窓には、格子がありませんでしたが、金属の網が入った「網入りガラス」が使用されており、容易には破る事ができないと思われていました。
しかし、泥棒からみれば、この網入りガラス、強度はフロートガラス（一般的に使用されている）と、それほど変わりはなく、むしろ飛び散らない事から作業がしやすい位で、格子のない窓は格好の材料になったのでしょう。
ガラスには、そのほか２枚のガラスを重ねた「複層ガラス」自動車のフロントガラスに使用されている「強化ガラス」などがありますが、いずれも防犯性能は期待できません。
「強化ガラス」も一般のガラスよりは割れにくいものの、万一割れると全面が粒状になり、防御力を失うため、防犯性能は期待できません。
２枚のガラスの間に樹脂の中間膜を挟んだ「防犯ガラス」は防犯性能が優れていますが、なにぶん高額なため希に使用されるにとどまっています。
ガラスは住宅の防犯面から見ると、最も大きなウィークポイントです。
防犯ガラスの使用に至らないまでも、廊下側の窓には格子を付ける、ガラスを割ったり、切ったりした場合に、ブザーが鳴り響く「防犯ブザー（ガラス破壊検知器）」を設置する。
あるいは、防犯シートを貼るといった手だてを取っておく必要があります。
これらの対策には１戸あたりで見ると、それほど費用はかかりませんが、多くの場合被害に遭うまでは、防犯に対する意識が低いため、有効な対策がとられないままとなっています。
このうち約６割が共同住宅で占められ、更にそのうち６割を住民間の交流が希薄になりがちな賃貸住宅が占めています。
侵入の手口は、ピッキング、サムターン回し、こじ開けなど様々ですが、最も多い手口の１つに「ガラス破り」があげられます。
既存のマンションで、通路側の窓やベランダなどに防犯性能の高い「防犯ガラス」が使用されている事はほとんどなく、またガラスの種類による強度に対する住民の誤解も見受けられます。
先日、私の住まいの近隣にあるマンションが被害にあわれましたが、手口は共用廊下に面した風呂場の窓を破っての侵入でした。
窓には、格子がありませんでしたが、金属の網が入った「網入りガラス」が使用されており、容易には破る事ができないと思われていました。
しかし、泥棒からみれば、この網入りガラス、強度はフロートガラス（一般的に使用されている）と、それほど変わりはなく、むしろ飛び散らない事から作業がしやすい位で、格子のない窓は格好の材料になったのでしょう。
ガラスには、そのほか２枚のガラスを重ねた「複層ガラス」自動車のフロントガラスに使用されている「強化ガラス」などがありますが、いずれも防犯性能は期待できません。
「強化ガラス」も一般のガラスよりは割れにくいものの、万一割れると全面が粒状になり、防御力を失うため、防犯性能は期待できません。
２枚のガラスの間に樹脂の中間膜を挟んだ「防犯ガラス」は防犯性能が優れていますが、なにぶん高額なため希に使用されるにとどまっています。
ガラスは住宅の防犯面から見ると、最も大きなウィークポイントです。
防犯ガラスの使用に至らないまでも、廊下側の窓には格子を付ける、ガラスを割ったり、切ったりした場合に、ブザーが鳴り響く「防犯ブザー（ガラス破壊検知器）」を設置する。
あるいは、防犯シートを貼るといった手だてを取っておく必要があります。
これらの対策には１戸あたりで見ると、それほど費用はかかりませんが、多くの場合被害に遭うまでは、防犯に対する意識が低いため、有効な対策がとられないままとなっています。
前回の「管理組合の資料（書類）はきっちり保管・整理されていますか。（その１）」では、長期的にマンションライフを快適に過ごし、マンションの価値を維持するためには、マンションに関するさまざまな資料を、きっちり保管・整理することが大切であることを説明しました。
それでは、それらの資料をどのように保管・整理していけばいいでしょうか。その辺のところを、今回お話いたします。
管理組合の資料には、驚くほどさまざまなものがあります。まず、竣工関連の資料（申請書類、図面類、届出書類、報告書類など）、定期・臨時総会関連資料、理事会関連資料、区分所有者関連資料、会計関連資料、諸官庁提出資料、駐車場運営関連資料、管理規約・細則関連資料、各種設備点検関連資料、大規模修繕関連資料、長期修繕計画資料等、管理会社に管理を委託している場合には、そのほか管理委託契約関連資料、管理員が常駐している場合には、管理員業務に関した各種資料もあるでしょう。
ざっくりですが、管理組合に関する書類は約１５０から２００点近くあるようです。
このように、２００点近くの書類を、どのように整理・保管していくかが、大切になってきます。
日々の管理組合に関係する資料を取り扱っているのは、理事会の各理事（管理会社に委託している場合は管理員等が代行している場合もあるでしょう）です。ただ、１年もしくは２年ごとに理事が変わっていきますので、時には、ある期の資料が未整理だったり、重要な資料が紛失してしまったということが起こります。例えば、マンションの過去の修繕工事関係の資料が紛失し、その修繕工事に係わった元理事も転居等でいないとなると、いつ、どの部位を、どの業者に、費用はいくらで施工させたのか分からず、将来の効果的な、時期を得た大規模修繕等が行われず、結果的には、修繕積立金の無駄使いになってしまいますし、マンションの効果的な維持が難しくなります。
管理組合の運営についても同様です。過去にどのような課題があり、そして協議され、どのように決められたのか、そういった経緯も、過去の総会議事録や理事会議事録を確認することによって、居住者の同意も得られやすくなり、居住者間のトラブル等の解消に効果的な場合もあります。
そこで、管理組合のさまざまな書類を整理するためのポイント、「ファイル項目の体系化」をお勧めします。
以下に、具体的な「ファイル項目の体系化」について述べていきます。
国土交通省が、平成１７年に「マンション管理標準指針」を作成しました。広範多岐にわたるマンション管理の内容を、理事会役員等が判断、把握することは容易ではありません。理事会役員が、マンション管理の重要事項について、「何を」、「どのような点に」留意すべきかを、具体的な「指針」で示そうとの趣旨で作成されたものです。
この「マンション管理標準指針」で示されている分類方法を参考にしていただきたいのです。
具体的に言いますと、まず、大項目として、５つのブロックに大別します。�機ゴ浜�組合の運営、�供ゴ浜�組合の会計、�掘シ�物・設備の維持・保全、�検ゴ浜�業務の委託（管理会社に一部又は全部の管理業務を委託している場合）、�后タ恵曄塀弭�）関係資料です。
次に、�機ゴ浜�組合の運営を更に細分化していきます。中項目として、１．定期・臨時総会の資料、２．定期・臨時理事会の資料、３．管理に関する書類、４．管理規約・細則等に分類します。
更に、中項目を小項目に分けていきます。
�機ゴ浜�組合の運営
１．定期・臨時総会の資料
�〜躄餤聴峠�
�⊆�支予算書、収支決算書
�Ａ躄餤鳥�録
�こ銅鏤駑�
２．定期・臨時理事会の資料
�〕�事会議案書
�⇒�事会議事録
�３銅鏤駑�
３．管理に関する書類
�ゞ菠�所有者関係（入居者名簿、緊急連絡簿、組合員資格変更届けなど）
�⇒�事会関係（役員名簿、年間業務予定表など）
��諸官庁関係（諸官庁連絡先一覧、消防計画、防火管理者選任（変更）届けなど）
�す�報関係（掲示物許可申請書、各種掲示物サンプル控、広報誌など）
�ッ鷦崗豈娠帖蔽鷦崗貉藩儼戚鷽醜�書、解約申込書、駐車場契約者名簿、駐車場配置図など）
�Ε丱ぅ�・自転車運営（使用契約申込書、解約申込書、自転車シールなど）
�Ы顕饅蟇娠帖塀顕饅蟷藩竸醜�書、使用料金表、備品台帳など）
�┐修梁勝紛ν冑�鍵リスト、共用部鍵貸出簿、備品台帳、保険事故連絡簿など）
４．管理規約・細則等
�仝醜坿浜�規約
��原始管理規約
�３銅鏈拌�
�ぅ▲侫拭璽機璽咼拘霆�
�ナ�譲時パンフレット
�ζ�居のしおり
それでは、�供ゴ浜�組合の会計から�后タ恵曄塀弭�）関係資料については、次号「管理組合の資料（書類）はきっちり保管・整理されていますか。（その３）」で詳しく述べます。
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それでは、それらの資料をどのように保管・整理していけばいいでしょうか。その辺のところを、今回お話いたします。
管理組合の資料には、驚くほどさまざまなものがあります。まず、竣工関連の資料（申請書類、図面類、届出書類、報告書類など）、定期・臨時総会関連資料、理事会関連資料、区分所有者関連資料、会計関連資料、諸官庁提出資料、駐車場運営関連資料、管理規約・細則関連資料、各種設備点検関連資料、大規模修繕関連資料、長期修繕計画資料等、管理会社に管理を委託している場合には、そのほか管理委託契約関連資料、管理員が常駐している場合には、管理員業務に関した各種資料もあるでしょう。
ざっくりですが、管理組合に関する書類は約１５０から２００点近くあるようです。
このように、２００点近くの書類を、どのように整理・保管していくかが、大切になってきます。
日々の管理組合に関係する資料を取り扱っているのは、理事会の各理事（管理会社に委託している場合は管理員等が代行している場合もあるでしょう）です。ただ、１年もしくは２年ごとに理事が変わっていきますので、時には、ある期の資料が未整理だったり、重要な資料が紛失してしまったということが起こります。例えば、マンションの過去の修繕工事関係の資料が紛失し、その修繕工事に係わった元理事も転居等でいないとなると、いつ、どの部位を、どの業者に、費用はいくらで施工させたのか分からず、将来の効果的な、時期を得た大規模修繕等が行われず、結果的には、修繕積立金の無駄使いになってしまいますし、マンションの効果的な維持が難しくなります。
管理組合の運営についても同様です。過去にどのような課題があり、そして協議され、どのように決められたのか、そういった経緯も、過去の総会議事録や理事会議事録を確認することによって、居住者の同意も得られやすくなり、居住者間のトラブル等の解消に効果的な場合もあります。
そこで、管理組合のさまざまな書類を整理するためのポイント、「ファイル項目の体系化」をお勧めします。
以下に、具体的な「ファイル項目の体系化」について述べていきます。
国土交通省が、平成１７年に「マンション管理標準指針」を作成しました。広範多岐にわたるマンション管理の内容を、理事会役員等が判断、把握することは容易ではありません。理事会役員が、マンション管理の重要事項について、「何を」、「どのような点に」留意すべきかを、具体的な「指針」で示そうとの趣旨で作成されたものです。
この「マンション管理標準指針」で示されている分類方法を参考にしていただきたいのです。
具体的に言いますと、まず、大項目として、５つのブロックに大別します。�機ゴ浜�組合の運営、�供ゴ浜�組合の会計、�掘シ�物・設備の維持・保全、�検ゴ浜�業務の委託（管理会社に一部又は全部の管理業務を委託している場合）、�后タ恵曄塀弭�）関係資料です。
次に、�機ゴ浜�組合の運営を更に細分化していきます。中項目として、１．定期・臨時総会の資料、２．定期・臨時理事会の資料、３．管理に関する書類、４．管理規約・細則等に分類します。
更に、中項目を小項目に分けていきます。
�機ゴ浜�組合の運営
１．定期・臨時総会の資料
�〜躄餤聴峠�
�⊆�支予算書、収支決算書
�Ａ躄餤鳥�録
�こ銅鏤駑�
２．定期・臨時理事会の資料
�〕�事会議案書
�⇒�事会議事録
�３銅鏤駑�
３．管理に関する書類
�ゞ菠�所有者関係（入居者名簿、緊急連絡簿、組合員資格変更届けなど）
�⇒�事会関係（役員名簿、年間業務予定表など）
��諸官庁関係（諸官庁連絡先一覧、消防計画、防火管理者選任（変更）届けなど）
�す�報関係（掲示物許可申請書、各種掲示物サンプル控、広報誌など）
�ッ鷦崗豈娠帖蔽鷦崗貉藩儼戚鷽醜�書、解約申込書、駐車場契約者名簿、駐車場配置図など）
�Ε丱ぅ�・自転車運営（使用契約申込書、解約申込書、自転車シールなど）
�Ы顕饅蟇娠帖塀顕饅蟷藩竸醜�書、使用料金表、備品台帳など）
�┐修梁勝紛ν冑�鍵リスト、共用部鍵貸出簿、備品台帳、保険事故連絡簿など）
４．管理規約・細則等
�仝醜坿浜�規約
��原始管理規約
�３銅鏈拌�
�ぅ▲侫拭璽機璽咼拘霆�
�ナ�譲時パンフレット
�ζ�居のしおり
それでは、�供ゴ浜�組合の会計から�后タ恵曄塀弭�）関係資料については、次号「管理組合の資料（書類）はきっちり保管・整理されていますか。（その３）」で詳しく述べます。
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